سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی فرآیندی ست که طی آن از کسب و کارتان یک سیستم کارآمد می سازید. تلاش شما در سیستم سازی این است که وابستگی کسب و کارتان به یک شخص، خصوصا خودتان، از بین برود. یعنی حضور شما یا هر شخص دیگری لازمه کار کردن تیم و کسب و کار نباشد.

یکی از اهداف بسیار بزرگ سیستم سازی این است که نتایج شما را قابل پیش بینی کند. وقتی که سوار خودرویتان می شوید و آن را روشن می کنید، می دانید که باید از پدال ها، فرمان و دنده برای هدایت آن استفاده کنید. می دانید که باید سوخت داشته باشید. هم چنین، در صورت سالم بودن ماشین و وجود تمام ابزارهای داخلی و جانبی لازم، می توانید پیش بینی کنید که تا چه ساعتی باید به مقصد برسید. این یعنی خودرو یک سیستم کارآمد است.

هدف از سیستم سازی کسب و کار این است که سیستمی به همین کارآمدی و با همین دقت پیش بینی بسازید.

مشکلات کسب و کار، از کجا نشآت می گیرد؟
از کتمان حقیقت، یا ترجیح تنها بخشی از حقیقت به کل آن. حقیقت این است که اگر مشکلی در کسب و کار شما پیش می آید، باید بدون درنگ خودتان را مقصر بدانید. اگر نیروهایتان ناکارآمد هستند، شما به عنوان یک مدیر و صاحب کسب و کار نتوانسته اید نیروی کارآمد بگیرید و آنها را درست آموزش دهید.

اگر نمی توانید پیش بینی درستی از سال آینده کسب و کارتان داشته باشید، به خاطر ضعف شما در ساخت سیستمی در کسب و کار است، که خروجی قابل پیش بینی داشته باشد. بدلایل شکست کسب و کارهای نوپا
آیا هر کس که یک کسب و کار را شروع می کند، کارآفرین است؟ خیر. کارآفرین کسی ست که با دلایل و چشم انداز مشخصی یک کسب و کار را شروع می کند. او صرفا به این دلیل که در یک حرفه خوب است، کسب و کاری را راه اندازی نمی کند.

یک کارآفرین حقیقی می داند که برای راه اندازی یک کسب و کار موفق، باید یک مدیر کارآمد و توانمند باشد، نه یک تکنسین عالی. او پیش از آغاز کسب و کار خودش، توانایی های لازم برای مدیریت موفق را از منبعی قابل اعتماد می آموزد. او تصویری واضح از کسب و کارش ترسیم کرده، و می داند که می خواهد کسب و کارش تا چه حد بزرگ شود و از چه مسیری به کجا برسد.

هم چنین، سعی می کند ابزارهای لازم را، از نرم افزارهای حسابداری و CRM گرفته تا سیستم های سخت افزاری و تلفنی مانند ویپ،بشناسد و در زمان مناسب از آنها استفاده کند.

7 گام موفقیت کسب و کار و تبدیل آن به ماشین پولسازی
وقتی که یک کسب و کار می سازید، می خواهید در حقیقت سیستمی باشد که ورودی آن محصول و مشتری، و خروجی اش سود روزافزون است. آیا چنین چیزی بیش از حد رویایی نیست؟ خیر. اگر طبق این هفت گام پیش روید:

• جذب مشتری
• حفظ و نگهداری
•  بهبود مشتری
• سیستم سازی
• واگذاری مسئولیت ها
•  خودکارسازی
• رشد و موفقیت کسب و کار

شما باید همیشه سعی کنید کسب و کارتان را بدون هیچ ابهام و نقطه کوری ببینید و بتوانید از آن گزارش گرفته و پیش بینی اش کنید. برای این کار باید تمام ابزارهای لازم را در دست داشته باشید. مثلا برای گزارش های خودکار و تخصیص مسئولیت ها، خودکارسازی ها و پیگیری ها از نرم افزار CRM استفاده می شود.ه هر جهت، اگر شما مدیری بسیار قوی بوده و بتوانید کنترل کامل روی کسب و کارتان داشته باشید، احتمال شکستتان در حد 3 تا 5 درصد می شود، نه 95 تا 97 درصد.

هدف گذاری کسب و کار
 به صورت خلاصه، کسب و کارتان را به عنوان یک مجسمه در حال ساخت در نظر بگیرید:

باید بدانید مجسمه چه مشخصاتی دارد، در آخر چه شکلی می شود، چه اندازه ایست، هر جزء آن را چگونه باید بسازید، و از چه تکنیک هایی برای ساخت آن استفاده کنید. هم چنین، باید بتوانید زمان تقریبی ساخت را با توجه به انتظاراتتان از شکل نهایی مجسمه و توانایی های خودتان تخمین بزنید.

اگر ندانید مجسمه چه شکلی باید بشود، چطور می فهمید که کارتان تمام شده و مجسمه تان ساخته شده است؟
 

تعریف چارت سازمانی و مسئولیت ها
چارت سازمانی اسکلت سازمان شما در زمینه نیروهاست. هر کسب و کار چهار ستون پایه دارد: عملیات ها، بخش مالی، بازاریابی و افراد. اگر شما به عنوان صاحب کسب و کار مسئول هر چهار بخش هستید و کارهایش را انجام می دهید، یعنی باید شروع به واگذاری مسئولیت ها کنید.

تمام مسئولیت ها را در سازمانتان بنویسید. سپس، آنها را دسته بندی کنید و ببینید در هر بخش چه نیرویی را با چه مشخصات و توانایی هایی باید داشته باشید. هیچ گاه نقش ها را طبق افراد تعریف نکنید. سمَت سازمانی را تعریف کنید و سپس به دنبال افرادی شایسته برای پر کردن آن نقش بگردید.

حقیقت این است که پیدا کردن نیروی مناسب ممکن است زیاد طول بکشد. اما ارزشش را دارد و اگر نیروی نامناسبی انتخاب کنید، بهای گزافی برای آن خواهید پرداخت. این که چطور باید افراد مدنظرتان را پیدا کنید و مطمئن شوید فرد شایسته ایست در بخش بعدی توضیح داده می شود.

تکنیک های مصاحبه برای استخدام نقش های کلیدی
از کجا بدانید که فرد شایسته ای برای هر نقش سازمانی انتخاب می کنید؟ اول از همه، باید برای پیدا کردن نیروها وقت بگذارید. فکر نکنید گرفتن نیرو کاری ست که می توان به صورت اورژانسی و با عجله انجام داد.

دوم، لزوما نباید تمام کارکنانتان یک تیپ شخصیتی داشته باشند. مثلا اگر نیروهای فروش پول محور باشند عالی ست، اما اگر افراد دارای سمَت های مدیریتی پول محور باشند به هیچ عنوان مدیرهای خوبی نخواهند شد.

تستی غیرمعمول و عجیب از کاندیداهای نقش های مدیریتی بگیرید. چیزی که در هیچ لیست سوالات مصاحبه ای نتوانند پیدا کنند. مثلا از آنها بخواهید یک روزنامه خاص را با خود بیاورند و رفتار آنها را در این موقعیت به دقت بسنجید.

تعریف سمت ها و انواع سیستم ها در سیستم سازی
در کسب و کار سه نوع سیستم داریم:

سیستم نرم: شامل تمام اجزای “شنیداری” در سازمان شما. از جواب دادن تلفن گرفته تا نحوه برخورد با اعتراض مشتری های حضوری.

سیستم سخت: هر آنچه که در سازمان شما دیده می شود، مانند لوگو و یونیفرم و طراحی های خاص ساختمانی تان.

سیستم اطلاعاتی: شامل تمام انواع اطلاعاتی که در سازمان شما استفاده می شوند.

تمام این سیستم ها باید در هماهنگی باهم و تحت استراتژی های موفق شما کار کنند تا سیستم سازی موفقی در کسب و کار داشته باشید. آموزش سیستم سازی کسب و کار منوط به یادگیری این سیستم هاست.

برای سیستم سازی کتاب راهنمای کسب و کار بنویسید
هر اتفاقی که باید در کسب و کارتان بیفتد، باید به صورت مکتوب در اختیار کارکنان قرار گیرد. ساده ترین کار این است که تمام جزییات را نوشته و آن را به صورت کتاب راهنمایی در اختیار کارکنانتان قرار دهید.

این کتاب باید از نحوه احوالپرسی و متن صحبتی که مشتری باید از کارمند شما بشنود، تا نحوه برخورد با انواع شکایات مشتری، تا نحوه انجام کارهایی از تمیز کردن شرکت تا تولید، و به طور کلی “همه چیز” را شامل شود.

خودکارسازی فرآیند ها
هنگامی که تمام فرآیند ها مشخص شده و درجه اهمیت و روش انجام آنها تعیین شد، می توانید به خودکارسازی فرآیندها بپردازید. در بسیاری از مواقع، لازم نیست کارها را یک شخص انجام دهد. اگر می توانید ایمیل ها و پیامک ها، فاکتورها و یادآورهای پرداخت، درخواست خرید مواد اولیه، تشکرها و نظرسنجی از مشتری، تمدید ها، گزارش های دوره ای و بسیاری موارد دیگر را به صورت خودکار انجام دهید، چرا زمان نیروهایتان را هدر می دهید؟

تمام کارهایی که لیست شده اند با استفاده از نرم افزار CRM قابل انجام هستند. پس یکی از ابزارهایی که در مراحل متفاوت سیستم سازی نیاز دارید، نرم افزار CRM است. علاوه بر خودکارسازی، شما می توانید در تخصیص فعالیت ها، پیاده سازی چارت سازمانی، نظارت بر کسب و کار و البته تعیین میزان موفقیت هر استراتژی نیز از CRM استفاده کنید.

سیستم را مدیریت کنید، نه افراد را
چرا؟ چون نمی توانید افراد را مدیریت کنید. نمی توانید افراد را وادار کنید کاری را انجام دهند. اما وقتی سیستم مشخص باشد، هر کس بداند چه کاری باید انجام دهد، جواب همه سوالات در کتاب راهنمای کسب و کارتان و در دسترس همه باشد، و بدانید که سیستم کارآمد است، افراد سیستمتان را پیش می برند.
 

پس سعی کنید پس از پیدا کردن استراتژی های لازم برای گرفتن نتایج خوب، پیدا کردن نیروهای شایسته و مسئولیت پذیر، پیدا کردن ابزارهای لازم، و خودکارسازی هر چه که ممکن است، کسب و کار را سیستم سازی کنید.