وقتی نوبت به اجرای پروژه‌ها می‌رسد، حتما نیاز به یک روش مناسب مدیریت پروژه خواهید داشت. روش‌های زیادی برای این کار وجود دارد که هنگام تحقیق درباره یک روش مدیریت پروژه مناسب به آنها بر می‌خورید. بین این روش‌ها واژه اجایل یا چابکی را بارها خواهید دید. اما استراتژی چابک یا اجایل در مدیریت پروژه چیست و چطور کار می‌کند؟ آیا واقعاً می‌تواند به مدیریت بهینۀ تیم‌ها کمک کند؟ سوالاتی که سعی داریم در این مقاله به آن‌ها پاسخ دهیم و شما را بیشتر با مفهوم اجایل آشنا کنیم. با ما همراه باشید.

مدیریت پروژه چابک همزمان با اجرای پروژه روی تغییرات جزئی تمرکز دارد. اگر مانیفست اجایل در مدیریت پروژه را درک کنید (که در ادامه بررسی می‌کنیم)، پیشرفت در کارتان را به وضوح خواهید دید.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

نگرش چابک یا اجایل در مدیریت پروژه به دنبال یک رویکرد تکراری در توسعۀ پروژه‌های نرم‌افزاری می‌گردد. هدف از مدیریت چابک این است که فرایندهای ضروری که در قالب یک الگوی مشخص می‌گنجند، به سرعت اجرا شوند. همچنین ایجاد تغییرات لازم در هر مرحله از سفر مشتری به راحتی قابل انجام باشد.

این روش مدیریت به تیم‌ها کمک می‌کند تا با کارِ سریع و همکاریِ بهینه، پروژه را در چارچوب زمانی موردنظر و با بودجۀ تعیین شده به اتمام برسانند. نگرش اجایل در مدیریت پروژه، روش‌ها و متدولوژی‌های زیادی را پوشش می‌دهد که همگی از تعریف ذکر شده پیروی می‌کنند و ارزش‌های یکسانی دارند.

تاریخچه مختصری از مدیریت چابک

بیشتر روش‌های مدیریت چابک فعلی ریشه در علوم توسعه نرم افزار دارند. در دهۀ 1990 برترین تیم‌های نرم‌افزاری دنیا متوجه شدند روش‌های مدیریت پروژه قدیمی (مثل Waterfall) بیش از حد سنگین هستند و سرعت لازمه را ندارند. فقدان انعطاف‌پذیری، سازگاری و حتی استقلال در این روش‌ها بیداد می‌کرد. حتی ایجاد تغییرات یا گنجاندن آموخته‌هایشان در گردش کار برایشان دشوار بود.

از طرفی برعکس صنایعی که فرآیندی ثابت دارند و نتیجۀ کار همیشه قابل اعتماد و پایدار است، «تغییر» جزء اساسی پروژه‌های نرم‌افزاری است. مطمئناً شما در یک فرآیند تولیدی که یک محصول ثابت در یک خط مونتاژ ثابت تولید می‌شود، نیاز چندانی به ایجاد تغییر ندارید.

اینجا بود که نگرش اجایل در مدیریت پروژه زاده شد. ابداع‌کنندگان مدیریت پروژه چابک اعلام کردند ما می‌توانیم به‌جای اسیر شدن در چارچوب‌های ثابت و قدیمی، برای ساخت بهترین محصول ممکن تغییراتی اعمال کنیم.

برای انجام این کار، آن‌ها به چرخه‌های توسعۀ کوتاه‌تر (به نام اسپرینت)، فرآیندی تکراری‌تر و آزمون‌وخطای مداوم نیاز داشتند.

آیا مدیریت چابک فقط مربوط به نرم‌افزارهاست؟

تا اینجای مقاله به نظر می‌رسد مفهوم اجایل بیشتر بر توسعه نرم‌افزار متمرکز است. اما در حقیقت اینطور نیست… خیلی از روش‌های مدیریت اجایل با در نظر گرفتن نرم‌افزار تعریف شده‌اند؛ اما ارزش‌های اصلی این نگرش و اصول مدیریت اجایل برای اغلب تیم‌های تجاری، از تیم‌های محصول گرفته تا تیم‌های بازاریابی مفید هستند.

4 ارزش اصلی مدیریت چابک پروژه

همان‌طور که قبل‌تر دیدیم، هیچ فرقی نمی‌کند در حال توسعه نرم‌افزار باشید یا راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی. ارزش‌های مهمی در مدیریت چابک پروژه وجود دارد که حتی می‌توانید در زندگی عادی و لایف‌استایل روزمرۀ خود از آن‌ها استفاده کنید!

مانیفست یا بیانیۀ اصلی مدیریت چابک اعلام می‌کند که نگرش اجایل در مدیریت پروژه همواره دارای 4 ارزش اصلی است:

• در زمان استفاده از فرآیندها و ابزارهای مختلف، همواره به افراد و تعاملات میان آن‌ها نیز توجه شود.
• همزمان که نرم‌افزار (یا کمپین یا…) در حال کار است، جمع‌آوری مستندات به کامل‌ترین شکل ممکن صورت گیرد.
• زمانی که تیم‌ها یا افراد در حال مذاکره بر سر قرارداد هستند، به مشتریان توجه ویژه‌ای شود.
• همزمان که از یک استراتژی یا نقشه پیروی می‌شود، قابلیت تغییر و انعطاف در پیروی از آن نقشه وجود داشته باشد.

همان‌طور که می‌بینیم، رویکردهای مدیریت چابک بیشتر از همه، روی مشارکت و توجه به «انسان» تاکید دارند. یعنی ما همواره باید در فرآیندهای کاری، عنصر انسانی را در نظر بگیریم. این‌طوری «پیشرفت» در کارها از طریق «افراد و تعاملات» و «توجه به مشتری» حاصل می‌شود.

در مدیریت چابک کسب‌وکارها، هدف اصلی ایجاد محصولی کاربردی است که بیشترین ارزش را به کاربر نهایی ارائه دهد.

اصول نگرش اجایل در مدیریت پروژه

طبق مانیفست مدیریت چابک 12 اصل کلیدی در این روش مدیریت مدیریت وجود دارد که همواره باید مورد توجه افراد، مدیرها و تیم‌های تجاری قرار گیرد.

1. اولویت اصلی مدیریت اجایل، خلق رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مداوم محصولات ارزشمند است.
2. از تحولات و تغییرات، حتی در اواخر فرایند توسعۀ محصول استقبال کنید. مدیریت چابک به وجود آمده تا در مسیر رقابت با رقبا «تغییر کردن» ترسناک نباشد.
3. در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر، آپدیت‌های جدیدی برای نرم‌افزار (یا محصول) ارائه دهید.
4. در مسیر انجام پروژه، افراد و توسعه‌دهندگان باید به صورت روزانه با یکدیگر همکاری کنند.
5. افراد با انگیزه را برای پیشبرد پروژه‌ها به کار گیرید. به آن‌ها محیط کاری و حمایت مالی و عاطفی لازم را بدهید. همچنین فراموش نکنید که برای انجام کار باید به آن‌ها اعتماد کامل داشته باشید.
6. کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه، گفتگوی چهره به چهره است.
7. بررسی نرم‌افزار (یا محصول) معیار اصلی در پیشرفت پروژه است.
8. فرآیندهای چابک از روش‌های توسعه پایدار حمایت می‌کنند. حامیان مالی، توسعه‌دهندگان و کاربران باید بتوانند پروژه را به صورت پایدار و با یک سرعت مطلوب پیش ببرند.
9. توجه مداوم به برتری داشتن از نظر فنی و طراحی خوب، چابکی پروژه را افزایش می‌دهد.
10. سادگی، هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده است. نگرش اجایل در مدیریت پروژه روی سادگی تاکید زیادی دارد.
11. بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌هایی پدید می‌آیند که خودشان توانایی سازمان‌دهی خودشان را داشته باشند.
12. افراد یا تیم‌های تجاری باید در فواصل زمانی منظم در مورد چگونگی موثرتر شدن خود فکر کنند. سپس رفتارشان را بر اساس بهترین نتایج حاصل از تفکر، تنظیم کنند.

اهمیت «تکرار» در مدیریت اجایل پروژه

مدیریت چابک شما را تشویق می‌کند به سرعت تکرارهایی از بهترین محصول ممکن را تولید کنید. برای موفقیت در این امر، باید با اعضای تیم خود همسو شوید و واقعاً با هم کار کنید. برای اینکه سرعت تولید محصول و کیفیت نسخه‌های تولید شده بالاتر برود، افراد دخیل در یک فرآیند تولید باید عاشق همکاری و کار تیمی باشند.

با یک مثال موافقید؟!

برای مثال اگر قصد دارید نگرش اجایل در مدیریت پروژه را در زندگی شخصی خود پیاده کنید، ابتدا باید با خودتان مهربان باشید و نیازهای خود را بشناسید. (همکاری و کار تیمی)

سپس با برطرف کردن این نیازها به شکل درست، در نهایت به یک روتین روزمرۀ عالی (بهترین فرایند ممکن) برسید که شما را در رسیدن مکرر به هدف‌هایتان (محصولات) کمک می‌کند.